Rittenregistratie steeds vaker onmisbaar

Tegenwoordig wordt het beheer van al je gereden kilometers steeds belangrijker. De Belastingdienst kijkt namelijk steeds kritischer naar alle in te vullen formulieren. Dit maakt dat de kans op boetes in de laatste jaren flink is toegenomen. Maar uit onderzoek blijkt dat voor zakelijke rijders de administratie, de btw-aangifte en andere fiscale bezigheden de grootste bronnen van ergernis vormen. Het is begrijpelijk dat je niet al je tijd en energie wilt stoppen in het doen van je administratie. Maar je wilt ook geen boetes op je duur mat ontvangen, toch? Zet daarom de ergernis om in oplossingen! Hoe je dat doet? Het antwoord hierop lees je in dit blog.

Rittenregistratie wat betekent dit nou precies?

Zoals de naam eigenlijk al zegt is rittenregistratie niets meer dan het registreren van al jouw ritten. Op het moment dat je de gereden kilometers, datums en de bestemming bij houdt, doe je al aan rittenregistratie. Of het nu gaat om ritten gereden door privéauto’s, leaseauto’s of om de voertuigen die je beheert.

Maar waarom is dit nou zo belangrijk?

Dit komt omdat de Belastingdienst steekproefsgewijs en op ieder moment de kilometerregistratie mag en kan opvragen. Als deze niet geheel correct is heb je kan op een hoge boete. Je moet zelfs de administratie van gereden ritten minstens zeven jaar bewaren volgens de wet, wist je dat?

Door het bijhouden van alle gereden kilometers en bestemmingen te automatiseren heb je eenvoudig alle benodigde gegevens op een rij. Op deze manier hoef jij minder tijd aan je administratie te besteden. Ook heb je zo altijd een sluitende kilometerregistratie.

Rittenregistratie moet voldoen aan diverse gegevens

In de registratie van ritten dienen altijd de volgende gegevens te staan:

• Het automerk
• Het autotype
• Het kentekennummer
• De periode waarin de auto is gebruikt
• De ritgegevens

Voor de Belastingdienst moet je per rit de volgende gegevens noteren:

• De datum
• De kilometerstand aan het begin van de rit en de eindstand
• De vertrek- en aankomstbestemming
• Het adres van een eventuele tussenbestemming.
• De route die je hebt gereden op het moment dat je niet de meest gebruikelijke route hebt gereden. Voeg ook toe waarom je de gebruikelijke route niet hebt kunnen.
• Of het een privé of zakelijke rit betreft

Nog even een kleine tip: nummer de ritten per dag.

De rittenregistratie kan trouwens vele malen eenvoudiger. Want op het moment dat je gebruikt maakt van rittenregistratie software worden deze gegevens automatisch geregistreerd. Zo heb je niet meer te maken met notitieblokken en kwijtgeraakte pennen of vergeten kilometerstanden.

Automatische rittenregistratie, hoe werkt dat?

Ritregistratie software automatiseert de kilometerregistratie. Het houd je de administratie eenvoudig en overzichtelijk. Met automatische rittenregistratie maak je inzichtelijk op welke dag en naar welke bestemming hoeveel kilometers jij of één van je collega’s dan wel medewerkers zakelijk of privé heeft gereden.

Door GPS-technologie, dankzij een OBD connector en speciale rittenregistratie software, worden gereden ritten automatisch bijgehouden. Hierdoor is jouw rittenadministratie altijd op orde. En voldoet het aan de eisen van de Belastingdienst. Tevens heb je met een ritregistratiesysteem altijd zicht op de livelocatie van je auto’s of bedrijfswagens. Wagenparkbeheerders kunnen hierdoor efficiënter plannen en sneller reageren op klantverzoeken. Gebruik rittenregistratie:

• Ter verbetering van de effectiviteit van bedrijfsprocessen.
• In combinatie met GPS auto tracker voor route optimalisatie en rijgedrag analyse.
• Om verplichte ritten te registreren voor de Belastingdienst.

Werk met verschillende tools:

Rittenregistratie software geeft je toegang tot diverse tools als:

1. Kaartoverzicht: bekijk de gereden ritten op een kaart om zo de gehele route te analyseren.
2. Koppeling bestuurder aan voertuig: zie direct welke bestuurder er aan het rijden is.
3. Kilometerregistratie: registreert welke rit van locatie naar locatie is gereden.
4. Kilometeradministratie: alle kilometers worden in overzichtelijke documenten geplaatst.
5. Exports: makkelijk je documenten bewaren, delen en printen.

De voordelen van rittenregistratie software

Bespaar veel tijd met rittenregistratie software doordat je de kilometers niet langer handmatig bij hoeft te houden en je de rittenadministratie van werknemers niet langer hoeft te controleren.

1. Live locatie
2. Inzicht in rijgedrag
3. Data bij de hand
4. Uitgebreide rapportages
5. Met privéschakelaar, zodat privacy altijd gewaarborgd is
6. Minder administratie door automatische ritregistratie
7. Minder boetes van de Belastingdienst door Fiscus-proof
8. Optimalisatie van bedrijfsprocessen

Koop ik kilometerregistratie af ja of nee?

Op het moment dat je kilometers afkoopt betaal je een vast bedrag aan de Belastingdienst. Het voordeel hiervan is dat je dan geen kilometers meer hoeft bij te houden. De afkoopsom aan de Belastingdienst is 300 euro per auto per jaar. Nu is de vraag, is dit echt goedkoper dan een automatisch rittenregistratiesysteem? Bij rittenregistratie betaal je ongeveer 170 euro per voertuig op jaarbasis, afhankelijk van de oplossing die je afneemt. Bepaal dus zelf of afkopen wel écht voordeliger is. Dit is in veel gevallen namelijk niet het geval…

Automatische rittenregistratie met keurmerk

Wil jij verzekerd zijn van een sluitende administratie? Kies dan voor een ritregistratie met het ‘Keurmerk Ritregistratiesystemen’. Rittenregistratiesystemen met dit keurmerk registreren de Belastingdienst geëiste gegevens automatisch. Hiermee is je rittenadministratie altijd op orde. Zo voorkom je tegelijkertijd discussies en boetes.